Đang đọc: 0s3 / 5
Quản lý đơn vị
Kỹ năng Hướng đạo
Kỹ năng
- Quản lý đơn vị - Unit Management là một trong những kỹ năng Hướng đạo trong bộ 7 Kỹ năng Hướng đạo, mà một trưởng cầm đoàn cần có được.
- Nhắc lại, bộ 7 Kỹ năng Hướng đạo:
- Cắm trại
- Tạo tác tiền phong
- Phương hướng
- Lửa trại
- Sơ cấp cứu
- Vận hành Sinh hoạt đơn vị
- Quản lý đơn vị
- Quản lý Đơn vị là một kỹ năng cốt lõi trong Hướng đạo, là khả năng tổ chức, lãnh đạo và duy trì hiệu quả một đơn vị Hướng đạo (đội, đoàn hay đội kiểu mẫu).
- Đây là một năng lực thiết yếu,
- kết hợp giữa lập kế hoạch, giao tiếp và quản lý
- để đảm bảo đơn vị hoạt động trơn tru và hoàn thành nhiệm vụ.
Các thành phần kỹ năng cốt lõi kỹ năng
- Lập kế hoạch chương trình
- Thiết kế các hoạt động hấp dẫn, cân bằng, phù hợp với mục tiêu của Hướng đạo.
- Lãnh đạo nhóm
- Hướng dẫn các trưởng nhóm thanh thiếu niên, cố vấn cho các trưởng nhóm tuần tra và thúc đẩy sự hợp tác.
- Hậu cần & Nguồn lực
- Điều phối địa điểm, phương tiện đi lại, thiết bị và vật tư.
- Quản lý các phương tiện, thiết bị, vật dụng của đơn vị
- Truyền thông - Thông tin liên lạc
- Cung cấp thông tin và sự tham gia cho Hướng đạo sinh, phụ huynh và các trưởng nhóm.
- Lưu trữ hồ sơ
- Theo dõi điểm danh, thăng tiến, giải thưởng và đào tạo.
- Ngân sách & Tài chính
- Quản lý quỹ đơn vị, hội phí và các hoạt động gây quỹ.
- Quản lý An toàn & Rủi ro
- Đảm bảo tất cả các hoạt động tuân thủ các quy trình an toàn
- và hướng dẫn bảo vệ người trẻ và người lớn.
Tại sao Quản lý đơn vị là kỹ năng thiết yếu?
- Xây dựng kỷ luật tổ chức và sự trưởng thành trong lãnh đạo.
- Chuẩn bị cho Hướng đạo sinh và huynh trưởng trẻ các vai trò quản lý thực tế trong trường học, nơi làm việc hoặc cộng đồng.
- Đảm bảo sự bền vững và sức khỏe của đơn vị Hướng đạo.
- Trao quyền cho người trẻ chủ động làm chủ thành công của nhóm mình.
Thực hành
Trong mô hình Hướng đạo do người trẻ lãnh đạo (youth-led), huynh trưởng trẻ và các Hướng đạo sinh lớn (như Đội trưởng hoặc Đội trưởng Nhất) thực hành Quản lý Đơn vị bằng cách:
- Điều hành các cuộc họp và sự kiện.
- Phân công nhiệm vụ cho các đội hoặc nhóm.
- Phối hợp với các trưởng nhóm trưởng thành.
- Xem xét tiến độ và điều chỉnh kế hoạch.
Tham khảo
- Tài liệu GUIDE TO LEADER TRAINING For Council Training Committees, District Training Committees, and Council Staff
- Trang web The 16 Skills of Scouting: What BSA Scouts Learn And Do
Tiếp cận khác về Hành chính Đoàn
Tình huống, công việc và thông tin
Cách tiếp cận khác về Hành chính Đoàn
Nhắc lại cách tiếp cận truyền thống
- Cách tiếp cận truyền thống dùng hệ thống sổ sách kèm chế độ ghi chép, để ghi chép về con người và cơ sở vật chất, điều kiện, phương tiện sinh hoạt.
- Nhược điểm của cách tiếp cận này là:
- Khó áp dụng công nghệ mới.
- Tạo ra một hệ thống kiểu nghiệp vụ đòi hỏi hoặc gây tâm lý cần người “chuyên nghiệp”.
- Với một loại thông tin, khó có thể nhiều người tiếp cận, dẫn đến khó cộng tác, chia sẻ công việc. Khi một người rời bỏ công việc hành chính đoàn, việc bàn giao khó khăn.
Mô tả ngắn về cách tiếp cận khác
Cách tiếp cận khác là:
- Tình huống phát sinh công việc hành chính đoàn, tạo ra thông tin hành chính.
- Các công việc dựa trên các việc cơ bản dễ hướng dẫn và học tập.
Tình huống - Công việc - Thông tin
Diễn giải
- Bắt đầu từ tình huống
- Ví dụ tình huống:
- Có đoàn sinh mới gia nhập
- Một cuộc họp diễn ra
- Mới mua một cái lều
- Tình huống liên quan đến một đối tượng nào đó:
- Con người: huynh trưởng, đoàn sinh, phụ huynh, …
- Phương tiện/Thiết bị: lều, dây, gậy, …
- Tài chính: niên liễm, phí đi trại, …
- Diễn biến hoạt động: diễn biến cuộc họp, chương trình sinh hoạt, chương trình trại, …
- Tình huống này dẫn đến một hay nhiều công việc hành chính đoàn/đội
- Ví dụ công việc:
- Đăng ký thành viên mới
- Ghi nhận hướng đạo sinh tuyên hứa.
- Ghi nhận hướng đạo sinh đạt đẳng thứ hạng nhì.
- Ghi nhật ký trại
- Các công việc thường dựa trên một số nghiệp vụ lặp đi lặp lại:
- Ghi biên bản.
- Ghi nhật ký.
- Tạo thông tin ban đầu (trên sheet chẳng hạn)
- Cập nhật số liệu.
- Công việc hành chính này sẽ tạo ra, cập nhật một hay nhiều thông tin
- Các thông tin này sẽ cần có khuôn mẫu ban đầu.
- Các thông tin cần được lưu trữ.
Ưu điểm
- Ưu điểm lớn nhất của cách diễn giải này là các công việc dựa trên các “nghiệp vụ”, có thể dễ bắt chước, hướng dẫn.
- Từ đó có thể hướng dẫn cho nhiều người tham gia, kể cả đoàn sinh (ví dụ: đội trưởng, đội phó, quản cụ,...).
- Rất thích hợp với Hướng đạo, dựa vào hoạt động (trong hoàn cảnh, tình huống cụ thể) và làm việc theo đội nhóm.
- Các Đội và Đoàn, tham khảo cách truyền thống, và tùy theo nhu cầu sinh hoạt của mình cần quản lý gì sẽ có thể linh hoạt quản lý theo nguồn lực con người, cơ sở vật chất và tài chính của đơn vị mình.
Ghi chép và Lưu trữ
- Cách truyền thống ghi chép trên giấy (tạo nên hệ thống sổ sách).
- Nhược điểm là quá khó s
*[Nội dung được rút gọn — xem tài liệu gốc bên dưới]*
Tổng quan về Hành chính Đoàn
Góc nhìn truyền thống
Khái niệm
- Hành chính đoàn là tổng hợp các điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, hệ thống sổ sách cùng chế độ ghi chép, các quy phạm cùng những giải pháp tối ưu nhằm phục vụ cho công cuộc tổ chức, quản lý và điều hành của đoàn.
- Hành chính đoàn thường được phân thành 2 bộ phận chính:
- hệ thống sổ sách kèm theo chế độ ghi chép
- và các điều kiện vật chất thuộc sở hữu của đoàn.
Hệ thống sổ sách
- Có tất cả 9 loại sổ sách dùng để ghi chép nhằm thống kê, theo dõi, đánh giá và phản ánh toàn bộ quá trình sinh hoạt của một đoàn, từ đội sinh đến Đoàn trưởng.
Các loại sổ sách bao gồm:
- Đoàn phả
- Là tài liệu gần như bắt buộc đối với mỗi đoàn.
- Đoàn phả ghi lại đầy đủ các cột mốc quan trọng trong sinh hoạt của đoàn và thống kê các sự kiện lớn, có ảnh hưởng đến đơn vị.
- Đoàn phả thường được chia làm 2 phần,
- Phần thứ nhất ghi lại các cột mốc, lịch sử phát triển đoàn, sự thay đổi nhân sự điều hành, thay đổi tên gọi, quy mô của đoàn, đội…
- Phần thứ hai ghi chép các nội dung sinh hoạt quan trọng trong quá trình sinh hoạt của đoàn như: tham dự trại họp bạn toàn quốc, dịp viếng thăm của các nhân vật quan trọng, gia nhập liên đoàn…
- Danh sách đoàn
- Sổ Danh sách đoàn được xem như là một cuốn lý lịch, trong đó ghi chép đầy đủ các thông tin cá nhân trong đoàn, từ Thiếu trưởng đến đoàn sinh như:
- họ, tên; ngày tháng năm sinh,
- trình độ học vấn,
- tôn giáo, dân tộc,
- ngày vào đoàn, ngày tuyên hứa,
- chuyên hiệu, đẳng thứ,
- hoàn cảnh gia đình…
- Cần lưu ý khi lập sổ danh sách đoàn cần dành cho mỗi cá nhân 1-2 trang trống để ghi thêm những phát sinh trong quá trình sinh hoạt.
- Sổ Nhật ký đoàn
- Nhật ký đoàn là cuốn sổ ghi lại đầy đủ và chi tiết các hoạt động của đơn vị trong sinh hoạt hàng tuần, tháng, quý, năm.
- Việc ghi chép đầy đủ và chi tiết trong sổ nhật ký đoàn sẽ giúp ban huynh trưởng nắm đƣợc các diễn biến, kết quả sinh hoạt nhằm có biện pháp xây dựng kế hoạch sinh hoạt và huấn luyện hiệu quả hơn.
- Sổ biên bản
- Sổ biên bản ghi lại nội dung của các cuộc họp của Hội đồng Đoàn, đội kiểu mẫu, Hội đồng Minh nghĩa…
- Nội dung các cuộc họp thông thường là xây dựng kế hoạch sinh hoạt, huấn luyện, xuất du, trại…
- Ngoài ra, sổ biên bản còn ghi lại nội dung các cuộc họp về việc phân công phân nhiệm trong ban huynh trưởng, hội đồng đoàn, đội kiểu mẫu… cùng các ý kiến về phong nhậm, khen thưởng, phê bình…
- Việc ghi sổ biên bản phải rõ ràng, chi tiết , mỗi biên bản phải được thông qua cho các thành viên tham dự và có chữ ký của ít nhất là chủ tọa và thư ký.
- Sổ thu chi
- Sổ thu chi phản ánh tình hình thu chi tài chính của Thiếu đoàn.
- Sổ thu chi có thể chia làm 2 phần:
- Phần thu chi cố định: gồm đoàn phí, hội phí và bảo hiểm sinh hoạt
- Phần thu chi khác:
- Hỗ trợ của phụ huynh hoặc mạnh thường quân,
- thu từ các hoạt động gây quỹ,
- chi cho các sinh hoạt của đoàn,
- chi từ thiện,
- thăm hỏi ốm đau…
- Việc thu chi cần rõ ràng từng chi tiết:
- cần nêu rõ ngày tháng, đối tượng, nội dung thu chi
- và có chữ ký xác nhận của đối tượng thu chi hoặc của người có trách vụ.
- Sổ lưu trữ
- Sổ lưu trữ ghi chép đầy đủ và lưu lại các văn bản, giấy tờ, tài liệu được gửi đến từ nơi khác cũng như được gửi đi từ đơn vị.
- Sổ lưu trữ cũng đƣợc chia làm 2 phần:
- tài liệu đến
- và tài liệu đi.
- Ở mỗi phần phải ghi chép đầy đủ ngày tháng, nơi gửi (hoặc nhận), tiêu đề…
- Sổ dụng cụ đoàn
- Còn được gọi là sổ kho.
- Sổ thống kê, ghi chép đầy đủ các tài sản thuộc sở hữu của Thiếu đoàn như lều bạt, dây nhợ, thiết bị điện nước…
- Cũng như sổ quỹ, sổ dụng cụ cần ghi rõ
- tên dụng cụ, số lượng, ngày tháng, tình trạng dụng cụ,
- đối tượng xuất nhập và có chữ ký xác nhận.
- Phiếu Sinh hoạt đoàn sinh
- Phiếu sinh hoạt đoàn sinh hay còn gọi là sổ tay đoàn sinh là tài liệu do chính đoàn sinh tự thực hiện nhằm ghi chép lại các thông tin cá nhân cùng quá trình sinh hoạt và thăng tiến của bản thân.
- Trong sổ sinh hoạt ghi cụ thể, chi tiết nhưng nội dung phải trùng hợp với các số
*[Nội dung được rút gọn — xem tài liệu gốc bên dưới]*